Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub dokładnej transkrypcji rozmowy.

2) Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w rozdziale 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów  oraz procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa oraz podejmowania działań następczych od chwili dokonania zgłoszenia zewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

3) Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego
1.    Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez osobę odpowiedzialną za zgłoszenie. 
2.    W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. 
3.    Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. 

4.    W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie: 
a)    jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
b)    innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
c)    do rozpatrzenia przez powołaną zarządzeniem Komisję Wyjaśniającą, działającą w składzie 3-5 osobowym.

5.    W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

6.    Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

7.    Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

4) Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji
Informacja zwrotna zostanie przekazana do sygnalisty na adres do korespondencji otrzymany w zgłoszeniu w danych kontaktowych. Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna zawiera treści dotyczące poczynionych działań następczych.

5) Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Ochrona poufności, o której mowa w pkt 2 powyżej dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).
Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

6) Zasady przetwarzania danych osobowych
1. Wójt Gminy Nowa Ruda realizuje zadania związane z ochroną sygnalistów, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
2. Wójt Gminy Nowa Ruda  jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1 ze zm.) – dalej RODO, przetwarzanych w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych.
3. Wójt Gminy Nowa Ruda  po uzyskaniu zgłoszenia, przetwarza je zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 5 RODO, w szczególności zgodnie z zasadą zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a) RODO) oraz zasady minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c) RODO), w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia i podjęcia ewentualnych działań następczych.
4. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
5. Dostęp do danych sygnalisty może mieć tylko i wyłącznie osoba, która otrzymała pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie i została zobligowana do zachowania poufności danych oraz ochrony tożsamości sygnalisty i innych osób, których dane są przetwarzane w toku rozpatrywania zgłoszenia.
6. W Biuletynie Informacji Publicznej organu publicznego zamieszcza się klauzulę informacyjną dla sygnalistów oraz innych osób, których dane są przetwarzane przy rozpatrywaniu zgłoszenia naruszenia. Ponadto klauzula informacyjna jest także przekazywana przy pierwszym kontakcie z sygnalistą lub z innymi osobami.
7. Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, o których mowa w art. 32 RODO, zapewniające ochronę danych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Administrator zapewnia ochronę poufności danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osób wskazanych w zgłoszeniu.
8. Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych zawartych w zgłoszeniu następuje wyłącznie w odniesieniu do osób upoważnionych przez niego, w formie pisemnej, do przetwarzania danych osobowych, a osoby upoważnione zobowiązały się do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach powierzonych zadań związanych z obsługą sygnalistów, tj. przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych.
9. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości mają tylko i wyłącznie osoby uprawnione do rozpatrywania zgłoszeń naruszenia prawa na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego przez Administratora.
10.Tworzy się rejestr zgłoszeń zewnętrznych. Dostęp do danych w rejestrze ma tylko i wyłącznie osoba upoważniona.
11.Zapewnia się ochronę dokumentacji dotyczącej zgłoszeń oraz postępowań następczych.
12. Na wszystkich etapach postępowania wyjaśniającego zamiast danych sygnalisty jest stosowany numer zgłoszenia nadany mu po przyjęciu zgłoszenia. W postępowaniu należy odwołać się do numeru sprawy, pod którą zostało zarejestrowane zgłoszenie od sygnalisty, a nie sprawy, której dotyczy zgłoszenie naruszenia.
13. Danych sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą nie ujawnia się.
14. Sygnalista jest informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne. Obowiązek uzyskania zgody sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości nie dotyczy przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Dane sygnalisty mogą być ujawnione również wówczas jeśli sygnalista nie spełnia wymogów określonych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów.
15. Jeżeli zgłoszenie wpłynie innym, niż zatwierdzony do przyjmowania zgłoszeń kanałem, osoba, która je otrzyma jest zobligowana niezwłocznie przekazać je do osoby upoważnionej do rozpatrywania zgłoszeń i usunąć wszelkie jej kopie (np. z poczty e-mail). Osoba taka zobowiązana jest zachować dane sygnalisty i innych osób wskazanych w zgłoszeniu w tajemnicy i poufności, również po ustaniu zatrudnienia.
16. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, określającej w szczególności przedmiot, czas trwania powierzenia, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych, prawa i obowiązki administratora, zgodnie z art. 28 RODO. Administrator zapewnia, że taki podmiot zostanie zweryfikowany w celu ustalenia, czy zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych w odniesieniu do powierzonego zadania.
17. Administrator zapewnia realizację praw osób, których dane są przetwarzane w ramach obsługi zgłoszeń sygnalistów. Realizacja niektórych praw osób, których dane dotyczą, następuje z ograniczeniami, o których mowa w art. 8 ust. 5 i ust. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
18. Administrator nie informuje osób, których dane są przetwarzane na postawie art. 14 RODO (osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu) o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
19. W ramach realizacji prawa dostępu do danych osobowych Administrator nie przekazuje informacji o źródle danych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
20. Dane osobowe, przetwarzane w ramach systemu zgłoszeń zewnętrznych, będą przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

21. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

22. Członkowie Komisji Wyjaśniającej usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania tj. po upływie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. Z usunięcia danych oraz zniszczenia dokumentów Komisja sporządza protokół.

23. Członkowie Komisji Wyjaśniającej zostali przeszkoleni w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz zapoznani z obowiązującą w Urzędzie Gminy Nowa Ruda  polityką ochrony danych osobowych oraz pozostałą dokumentacją z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych oraz są zobowiązani do ich przestrzegania.

7) Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

8) Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi
oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.
W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.
Środki ochrony sygnalisty dotyczą także:
1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
2) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego zgłaszający może skorzystać z poufnej porady pracownika Urzędu Gminy w Nowej Rudzie. Kontakt z pracownikiem udzielającym porady można nawiązać telefonicznie – w tym celu należy zadzwonić pod numer telefonu 74 872 09 02 w godzinach pracy urzędu.
9) Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za
naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10) Zachęta do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych
Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11) Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa